Grundlagen und Wissen zu Warenwirtschaft (WWS) und ERP-Software. Ein Warenwirtschaftssystem ist nicht nur ein Software-Tool. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und des steigenden globalen Wettbewerbs ist es mittlerweile ein unverzichtbare Software. Mit oder ohne Schnittstelle zum Onlineshop oder Verkaufsportal. Finden sie die ideale Software für ihr Unternehmen.

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Angebote schreiben

Angebote schreiben – ganz einfach und schnell

Was ist ein Angebot und was muss darin enthalten sein?

Angebote schreiben ist ein Muss für jedes Unternehmen. Mit einem Angebot reagiert ein Anbieter auf eine Anfrage eines Kunden. Das Angebot legt im wesentlichen die Waren und deren Anzahl fest. Darüber hinaus wird der Preis der Ware inklusive Rabatt, Versandkosten, Liefer- und Erfüllungsort sowie Lieferzeit und Zahlungsbedingungen benannt.

Angebot erstellen – schnell und einfach

Mit der Software erstellen sie professionelle Angebote. Mit wenigen Mausklicks fügen sie alle benötigten Artikel und Dienstleistungen bequem per Auswahl oder Eingabe hinzu, ohne viel Aufwand. Die integrierten Druckvorlagen sorgen für einen übersichtlichen und professionellen Ausdruck.  Die Adressaten übernehmen sie ganz einfach aus Ihren Stammdaten. Sie können Angebote auch in z.B. englischer oder französischer Sprache verfassen. Die Landessprache des Kunden wird automatisch erkannt und die Dokumentvorlage automatisch ausgewählt.

Gut zu wissen

Was müssen sie über Angebote unbedingt wissen und was ist bei Angeboten zu beachten.

Rechtliche Bindung eines Angebotes

Für den Anbieter ist das Angebot rechtlich bindend. Die Bindung erlischt nur bei rechtzeitigem Widerruf oder bei abgeänderter oder zu später Bestellung. Will der Anbieter die Bindung aufheben, muss er eine Freizeichnungsklausel in das Angebot aufnehmen.

Typische Freizeichnungsklauseln sind:

  • unverbindlich, ohne Gewähr, ohne Obligo, freibleibend
  • Lieferung vorbehalten
  • Preis vorbehalten, Preis freibleibend
  • solange der Vorrat reicht

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Auf der Sicheren Seite mit der richtigen Software

Über den rechtlich korrekten Aufbau von Angeboten müssen sie sich keine Sorgen machen. Die Software kümmert sich automatisch bei der Anlage eines Angebotes um die Pflichtangaben. Dazu gehören die fortlaufende Angebotsnummern, Angebotsdatum und den korrekten Textbaustein zu ihren AGB’s. Die Leistungsbeschreibung sowie Preise und Rabatte übernehmen sie mit wenigen Klicks durch Auswahl aus den Stammdaten der Artikel.

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Geringe Fehleranfälligkeit

Angebote werden für verschiedene Kunden häufig in ähnlicher Weise erstellt. Sie können Angebot sehr einfach auch aus bestehenden Angeboten erstellen. Das können sie durch duplizieren bzw. kopieren von Angeboten eines Kunden mit einem Klick ausführen. Es ist aber auch die Übernahme einzelner Positionen aus Vorangeboten des Kunden oder eines anderen Kunden möglich. Sogar Positionen aus anderen Dokumentarten wie Lieferschein und Rechnung lassen sich speilend einfach übernehmen. Damit sind Tippfehler nahezu ausgeschlossen. Die integrierte Rechtschreibprüfung* hilft ihnen die Texte und Beschreibungen fehlerfrei zu übernehmen.

* Installiertes MS-Office® mit aktivierter Rechtschreibprüfung notwendig

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Angebot per Email versenden

PDF Datei Symbol.
Auf Wunsch können sie das Angebot direkt drucken oder auch per Email versenden. Die Software erstellt automatisch eine PDF Datei, die dann als Emailanhang in wenigen Sekunden ihrem Kunden zugestellt wird. Direkt und ganz ohne Portokosten.

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Mehr zum Thema Angebote und AB erstellen

Weitere Informationen zum wichtigen Thema Angebote schreiben und Angebotsbestätigungen finden sie auch in unseren Onlinehandbuch zu Faktura-XP. Dort beschreiben wir alles Wissenswertes rund um Angebote und wie man Angebote erstellt.

Angebote Liste aller Artikel mit Navigation
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Buchhaltung FiBu und DATEV

Buchhaltung – FiBu – DATEV leicht gemacht

Was ist eine Buchhaltung ?

Die Buchhaltung ist der Tätigkeitsbereich eines Unternehmens, das sich mit der Erfassung von Belegen für Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens befasst. Das sind in der Regel die Erstellung von Rechnungen an Kunden für die Einnahmen und die Erfassung der Ausgaben wie Lieferantenrechnungen. Die Buchführung wird auch Buchhaltung oder Finanzbuchhaltung genannt – kurz FIBU – und ist Bestandteil vom Rechnungswesen. Der Umgang mit den Vorgängen in der Buchhaltung sind gesetzlich geregelt. Das Unternehmen hat somit in der Ausführung kaum Freiheiten der eigenen Gestaltung. Eine geeignete Software hilft ihnen aber dabei erheblich.

Sie bietet zudem auch einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Ebenso kann sie zur Ermittlung des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens dienen.

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Ist die Buchhaltung Pflicht?

Grundsätzlich ist in Deutschland jedes Unternehmen und jede unternehmerische Tätigkeit von Person zu einer ordentlichen Buchführung verpflichtet. Wie detailliert die Buchhaltung erfolgen muss, hängt von der Art und der Größe des Unternehmens ab. Daher ist in jedem Fall eine digitalisierte Buchhaltung zu empfehlen.

Buchhaltung und FiBu inklusive DATEV Export leicht gemacht

Eine digitale Buchhaltung spart viel Zeit

Die Erfassung ihrer Geschäftsvorfälle in eine geeignete Software ist von großem Vorteil und auch Pflicht. Nur so lassen sich die gesetzlichen Vorgaben zur Nachvollziehbarkeit von Belegen wie Rechnungen und Eingangsrechnungen einfach und schnell umsetzen. Auch das Kassenbuch oder Fahrtenbücher können digital erfasst werden. Die zur digitalen Buchhaltung notwendigen Arbeitsschritte sind mit Faktura-XP stark vereinfacht und leicht zu erlernen. Sie entsprechen in vollem Umfang den gesetzlichen Regeln für Deutschland, Österreich, Schweiz sowie der EU Mitgliedsstaaten.

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DATEV Logo

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Mit den integrierten DATEV® und FiBu Schnittstellen lassen sich die relevanten Geschäftsdaten an zum Beispiel den Steuerberater oder einer Drittsoftware digital übermitteln.

Rechtssicherheit nach GoBD

Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministeriums bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die DV-Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht auch Faktura-XP in allen aktuellen Versionen.

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Kassenbuch Software

Kassenbuch Software für die Kassenbuchführung

Was ist ein Kassenbuch?

Eine Kassenbuch Software ist in der Buchhaltung ein Aufzeichnungshilfsmittel in Form eines Journals, das sämtliche Bargeldbewegungen wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen eines Unternehmens beinhaltet. Das in Faktura-XP kostenlos integrierte Kassenbuch ist Revisionssicher nach GoBD und entspricht allen Anforderungen der Finanzbehörden in Deutschland und der gesamten EU.

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Die rechtssichere Kassenbuch Software für eine übersichtliche Kassenbuchführung

Kassenbuch Ausdruck:

Wenn Geschäftsvorfälle mit Barzahlung verbunden sind, ist eine sogenannte Geschäftskasse nötig. Die Barerlöse werden entweder alle einzeln aufgezeichnet, in eine Registrierkasse eingegeben oder als Gesamtbetrag bei Geschäftsschluss in der offenen Ladenkasse durch das Zählprotokoll als sogenannte Tageskasse oder Tageslosung erfasst. Der tägliche Gesamtbetrag – zum Beispiel aus dem Tagesabschluss Bericht der Ladenkasse – wird in das Kassenbuch übertragen. Das Kassenbuch enthält die täglichen Aufzeichnungen der „Kasse“ — Einzahlungen und Auszahlungen — und wird in Kontoform geführt.

Ein Kassenbuch kann man sich in der Tat wie ein Buch vorstellen, in das in chronologischer Reihenfolge die Einnahmen und Ausgaben aufgeführt werden. Sie können entweder ein einziges Kassenbuch für das gesamte Unternehmen führen oder – je nach Betriebsgröße und Struktur des Unternehmens – für jede Abteilung oder Kostenstelle ein eigenes Kassenbuch führen. Sie können „theoretisch“ beliebig viele Kassenbücher anlegen.

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Revisionssicher nach GoBD

Fehler und unkorrekte Eingaben in der Kassenführung können zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung führen. Zuschätzungen seitens des Finanzamts und Steuernachforderungen sind die mögliche Folge. Das Faktura-XP Kassenbuch entspricht den deutschen Anforderungen nach GoBD und arbeitet mit dem Verfahren der täglichen Festschreibung. Die Eingaben können also nach dem Speichern nicht mehr verändert werden.

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Wer muss in Deutschland ein Kassenbuch führen?

Nicht alle Selbstständigen sind nach dem Gesetz verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Die Pflicht zur Kassenbuchführung hängt von der Art der eigenen Buchhaltung ab. Zudem spielt die Häufigkeit der Durchführung von Bargeschäften eine Rolle.  Wer in Deutschland gesetzlich buchführungspflichtig ist, hat damit nach § 238–241 HGB auch eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen.

Diese Unternehmen sind dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen:

  • Jeder Kaufmann nach HGB
  • Bilanzierungspflichtige Unternehmen wie z.B. GmbH
  • Freiwillig bilanzierende Unternehmen
  • Alle im Handelsregister eingetragene Unternehmen
  • Kaufmännisch eingerichtete Gewerbebetriebe

Diese Unternehmen sind davon befreit ein Kassenbuch zu führen:

  • Freiberufler – also Branchen ohne Gewerbeschein (Rechtsanwälte, Ärzte, Künstler, Journalisten)
  • Kleingewerbe Unternehmen
  • Einzelkaufleute die unter 60.000 EUR Jahresgewinn erzielen *
  • Gewerbebetreibende dessen Jahresumsatz unter 600.000 EUR liegt *
  • Existenzgründer und Neugründungen unterhalb dieser Grenzen

*Von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 EUR Umsatzerlös und einen Jahresüberschuss von 60.000 EUR nicht überschreiten (Stand 2016)

Welche Anforderungen an das Kassenbuch bestehen?

Das Kassenbuch dient der buchmäßigen Erfassung und Darstellung des gesamten Bargeldverkehrs und der Bargeldbestände. Das Kassenbuch kann in Form einer Loseblattsammlung vorliegen oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.

DATEV Logo 130Erfolgt die Erfassung mittels EDV System – also mit einer Kassenbuch Software wie Faktura-XP, ist eine tägliche Festschreibung erforderlich. Das heißt, der Mandant darf die Daten nicht mehr ohne Festschreibung an den Steuerberater weiterleiten. Werden im Steuerbüro Änderungen vorgenommen, müssen diese eindeutig erkennbar sein.

Die Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos aufgezeichnet werden (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen bedeutet aber nicht, dass diese in der Praxis einzeln gebucht werden müssen. Ausreichend ist die Verbuchung der zusammengefassten Tageslosung, wenn sie zum Beispiel den Endbestand Ihrer Registrierkassen nach einem Tagesabschluss in das Kassenbuch als Einnahme eintragen. Die Ausdrucke sind nach dem DATEV® Standard aufgebaut.

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Praktische Beispiele

Geschäftsvorfälle die mit Bargeld verbunden sind können sowohl geschäftliche Einnahmen durch z.B. Barverkauf an Kunden sein, aber auch Ausgabe für den Betrieb oder für die Abteilung wie Büromaterial Ankauf, Briefmarken, Kaffee für Gäste und Besprechungen oder auch Benzin-Quittungen für Dienstwagen.

Tipps:

  • Für Kleingewerbetreibende oder „Nicht gewerbliche Unternehmen“ wie Freiberufler ist das Führen eines Kassenbuches dennoch zu empfehlen, wenn viele Bargeldzahlungen betrieben werden. So haben sie jederzeit einen Überblick über die eigene Finanzsituation.
  • Betreiben Sie eine „Ladenkasse“ in Ihrem Unternehmen, geben Sie den Tagesabschlussbetrag am Tagesende (Tagesabschlussbericht der Ladenkasse) im Kassenbuch als eine Summe im Bereich „Einnahmen“ ein.
  • Bezahlungen von Rechnungen, die Sie mit Faktura-XP erstellt haben, tragen Sie im Kassenbuch nur dann ein, wenn der Kunde diese mit Bargeld bezahlt.

Kassenbuch in der Software Faktura-XP

Das Kassenbuch ist Bestandteil aller Version Faktura-XP und kostenloas dabei. In der Regel wird in einem kleineren Unternehmen nur ein Kassenbuch geführt. Sie können aber bei Bedarf beliebig viele Kassenbücher anlegen und verwalten. Die Eingabe ist sehr einfach und intuitiv. Die Ausdrucke sind nach dem DATEV® Standard aufgebaut und können als PDF Datei oder Ausdruck verarbeitet werden. Die Übermittlung an ihr Steuerbüro oder der Verarbeitung über DATEV® Unternehmen Online ist damit ganz einfach.

Kassenbuch Eingabe in der Software Faktura-XP

Kassenbuch Eingabe, wie geht das?

Die Eingabe in das Faktura-XP Kassenbuch ist wirklich übersichtlich und einfach. Im Onlinehandbuch zum Faktura-XP Kassenbuch finden sie viele Informationen und Hintergrundwissen rund um das Kassenbuch. Das Kassenbuch in Faktura-XP ist eine echte alternative zu Lexware® oder SevDesk® Kassenbuch Software und dazu noch kostenlos mit dabei.  Falls sie weitere Informationen oder eine Beratung benötigen, nehmen sie gern Kontakt zu uns auf.

Mehr Informationen?

Weitere Informationen zum Kassenbuch finden sie im Faktura-XP Onlinehandbuch

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Rechnungsprogramm

Ein Rechnungsprogramm einsetzen?

Frau mit Brille prüft Unterlagen
Ein Rechnungsprogramm ist auf jeden Fall eine gute Idee. Nur so schreiben sie professionelle und vor allem rechtssichere Rechnungen. Sie treten ihren Kunden gegenüber seriös als Unternehmen auf und vermeiden zur gleichen Zeit Ärger mit den Finanzbehörden.

Mit einer modernen und ausgereiften Rechnungssoftware haben sie mehr Zeit für ihr Unternehmen. Sie erledigen die Pflichtaufgaben zur Angebotserstellung und Rechnungslegung in minimaler Zeit. Mit wenigen Klicks erstellen sie Angebote und wandeln dieses mit einem Klick zu einer Auftragsbestätigung oder direkt in eine Rechnung um.

Der Versand der Rechnung per Email ist dann ebenfalls mit einem Klick erledigt und in wenigen Sekunden bei ihrem Kunden – ohne Porto oder Versandkosten.

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Vermeiden sie Word® und Excel® als Rechnungsprogramm

Als Unternehmer müssen gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Die Rechnungssoftware kennt alle diese gesetzlichen Vorgaben. Dabei ist es wichtig, dass alle vorgeschrieben Angaben auf den Belegen – also z.B. den Rechnungen – enthalten sind. Dazu gehören auch fortlaufende Nummern und die sogenannte Festschreibung auf die die Finanzbehörden besonders achten. Sie können sich auf ihre Arbeit als Unternehmer konzentrieren. Die Software macht den Rest – und zwar korrekt und professionell. Programme wie Word® und Excel® sollten sie nicht (mehr) für Ihre Rechnungserstellung oder ihre Buchhaltung verwenden. diese erfüllen die Vorgaben zur Rechnungsstellung nicht und würden nur zu unnötigem Ärger führen.

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Die 10 wichtigsten Vorteile einer modernen Rechnungssoftware

  1. Einfache Bedienung. Schreiben von Angeboten und Rechnungen sind in jedem Unternehmen notwendig. Umso wichtige ist die einfache Bedienung. Auch umfangreiche Arbeiten werden mit Automatisierung und intelligenter Software vereinfacht.
  2. Rechtssicher. Die Wichtigkeit einer rechtssicheren Software ist ein Muss für jedes Unternehmen. Das Rechnungsprogramm muss die Vorgaben der Finanzbehörden nach GoBD erfüllen.
  3. Professionelle Ausdrucke. Mit der Auswahl von zwei vorgefertigten Layouts können sie ohne viel Aufwand sofort mit dem Erstellen von Angeboten und Rechnungen beginnen. Binden sie Logo oder Briefpapier nach Wunsch ganz einfach ein.
  4. Buchhaltung – ganz einfach. Die Buchhaltung ist neben der Fakturierung in guter Software bereits enthalten. Mit dem integrierten Kassenbuch und dem automatischen Mahnwesen sowie dem DATEV® Export oder DATEV® Unternehmen Online haben sie die Buchhaltung stets im Griff.
  5. Komplette Auftragsabwicklung. Alle Anfragen und Aufträge werden schnell und übersichtlich im Programm dargestellt und können in Listen oder Arbeitsunterlagen zum Beispiel für Mitarbeiter gedruckt werden.
  6. Ablage von Dokumenten. Alle Angebote, Aufträge und Rechnungen werden in der Software automatisch archiviert. Das Suchen und finden von Kunden und Unterlagen ist in wenigen Sekunden erledigt. Zudem wird nur so die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren sicher erfüllt.
  7. Zeit sparen. Tägliche Arbeitsabläufe können mit einer automatisierten und professionellen Software deutlich vereinfacht werden. Sie sparen Zeit und Kosten.
  8. Übersicht behalten. Alle Angebote und Aufträge werden in Listen transparent und Übersichtlich dargestellt. Sie können die Software auch z.B. auf einem Laptop mit zu ihren Kunden nehmen.
  9. Liquidität sichern. Behalten sie auch in der Buchhaltung und Fakturierung den Überblick. Mit dem automatischen Mahnwesen erinnern sie ihre Kunden in mehreren Stufen an die offenen Zahlungen.
  10. Digitalisierung. Mit einer modernen Software sind sie schnell und digital. Senden sie Angebot und Rechnungen direkt aus der Software als Email an ihre Kunden. Die Dokumente sind in wenigen Sekunden zugestellt. So sparen sie Zeit, Papier und Versandkosten und schonen dazu noch die Umwelt.

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Welche Rechnungssoftware passt am besten zu meinem Unternehmen?

Auf Grund der vielen Jahre Erfahrung im Softwarebereich für Unternehmen könnten sie uns fragen. Nach einem kurzen Gespräch zeigt sich schnell der tatsächliche Bedarf und die Möglichkeiten der richtigen Software. Wir helfen ihnen bei der Auswahl der zu ihnen passenden Version, der Übernahme ihrer Daten wie Kunden und Artikel sowie dem einfachen Umstieg von ihrer bisherigen Software.