Grundlagen und Wissen zu Warenwirtschaft (WWS) und ERP-Software. Ein Warenwirtschaftssystem ist nicht nur ein Software-Tool. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und des steigenden globalen Wettbewerbs ist es mittlerweile ein unverzichtbare Software. Mit oder ohne Schnittstelle zum Onlineshop oder Verkaufsportal. Finden sie die ideale Software für ihr Unternehmen.

, ,

E-Rechnung – Plicht ab 01.01.2025

E-Rechnung – Digitalisierung im Rechnungswesen

Die E-Rechnung, auch als elektronische Rechnung bezeichnet, ist ein digitalisiertes Format der klassischen Papierrechnung. Sie spielt eine zentrale Rolle in der Modernisierung des Rechnungswesens und bietet sowohl Unternehmen als auch öffentlichen Verwaltungen zahlreiche Vorteile.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen, die lediglich digitale Versionen von Papierrechnungen sind, enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten, die eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. In Europa wird das XML-basierte Format ZUGFeRD oder die europäische Norm EN 16931 häufig verwendet. Unsere Warenwirtschaft Faktuta-XP entspricht diesen Vorgaben und Richtlinien vollständig und rechtssicher.

Die E-Rechnung ist ab dem 01.01.2025 Pflicht in Deutschland

 

Vorteile der E-Rechnung

1. Kosteneffizienz: Durch den Verzicht auf Papier, Porto und manuelle Verarbeitung können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
2. Zeitersparnis: Der elektronische Versand und die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen beschleunigen den gesamten Rechnungsprozess, von der Erstellung bis zur Zahlung.
3. Fehlerreduktion: Da die Daten maschinenlesbar sind, wird die manuelle Eingabe überflüssig, was das Risiko von Fehlern reduziert.
4. Nachhaltigkeit: E-Rechnungen tragen zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und unterstützen somit umweltfreundliche Geschäftsprozesse.
5. Rechtssicherheit: In vielen Ländern sind E-Rechnungen bereits gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere für den Geschäftsverkehr mit öffentlichen Verwaltungen. E-Rechnungen erfüllen alle steuerrechtlichen Anforderungen und bieten eine revisionssichere Archivierung.

 

Herausforderungen bei der Einführung

Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen. Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme anpassen oder neue Softwarelösungen einführen, um E-Rechnungen verarbeiten zu können.

Mit Faktura-XP Warenwirtschaft ist das Thema E-Rechnung sehr einfach gelöst und erfordert keinerlei zusätzliche Arbeit. Die E-Rechnung  ist als XRechnung und ZUGFeRD in der Software vollständig und nahtlos integriert. Bei der Erstellung einer normalen PDF Rechnung erstellt Faktura-XP Warenwirtschaft daraus automatisch eine E-Rechnung. Der Anwender muss also keinerlei zusätzlichen Schritte zur Erstellung vornehmen. Die Erstellung von E-Rechnungen mit Faktura-XP erfordern also keine Schulung der Mitarbeiter und keinerlei Anpassung interner Prozesse.

 

Fazit

Die E-Rechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung im Rechnungswesen, die ab 01.01.2025 Pflicht für alle ist, die Rechnungen erstellen. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu arbeiten. Die E-Rechnung ist somit ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft der Unternehmenskommunikation. Mit Faktura-XP ist es noch einmal deutlich einfacher.

 

Links zum Thema

 

E-Rechnung in Faktura-XP - so gehts

 

 

/von
, ,

Software Update August 2024 – Faktura-XP 5.0.0772

Das neue Update August 2024 ist da.

Wir haben mit dieser Version des Software Update viele Neuerungen und Verbesserungenintegriert. Auch Ihre Wünsche als Kunde wurde mit berücksichtigt. Die Downloadlinks stellen wir unseren Kunden direkt per Email zu.

Update Taste auf einer Tastatur

Die Neuerungen des Software Update in Kurzform

  • E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD einstellbar
  • PDF Briefpapier in neuer Generation + Mehrsprachigkeit
  • Kalkulationsberichte nach Kunde und Zeitraum direkt aus Listen Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw.
  • Kontoabgleich für PayPal neu erstellt. Direkter Datenabruf per API 2.0
  • SMTP Versand verbessert: Verarbeitungstempo im Stapelversand deutlich erhöht
  • Dialog Zahlungseingang aus OP Liste vereinfacht und verbessert
  • Neue Sachkontenrahmen DATEV® 2024 integriert bzw. als Liste importierbar.
  • Aktualisierte Shopschnittstellen mit Stand August 2024
  • Neue Provisionsverwaltung mit verbesserten Auswertungen
  • One-Stop-Shop (OSS) Verfahren für Onlinehändler überarbeitet
  • Neue und damit verbesserte Druckdialoge für Rechnungen, Gutschriften und dem Mahnwesen
  • … und viele weitere Anregungen und Ideen unserer Kunden

Es gibt also viele Neuerungen und Verbesserungen die ihnen die tägliche Arbeit mit Faktura-XP erleichtern. Zudem wurden einige Wünsche von ihnen als Kunde auch umgesetzt. Wir freuen uns wie immer auf ihr Feedback.

 

Hilfe beim Update

Ein Update ist ein sensibler Vorgang für Ihre Geschäftsdaten. Wir geben in unserem Onlinehandbuch zu jeder Version eine gesonderte Anleitung zum Update der Software. Gehen Sie mit Ruhe und Bedacht an diesen Vorgang heran. Befolgen sie die Anleitung zur Installation eines Updates unbedingt. Lesen Sie die Hinweise im Installations-Assistenten genau durch.

/von
, ,

Warenwirtschaft für Shopware 5 und Shopware 6

Warum eine Warenwirtschaft für Shopware verwenden?

Der automatisierte Datentausch zwischen ihrem shopware Onlineshop und einem Warenwirtschaftssystem ist heute unverzichtbar. Die oftmals als Zusatzmodul (Plug-In) integrierte „Warenwirtschaft“ – z.B. Pickware – ist eher einfach gehalten und nicht unbedingt rechtssicher für Deutschland. Die Datenhaltung solcher Plug-In Lösungen entspricht z.B. nicht der Forderung der Finanzbehörden einer 10 jähriger Aufbewahrungspflicht. Es kann also zur bösen Überraschung werden, wenn das Finanzamt einmal klingelt. Ebenfalls ein großer Nachteil von im Onlineshop integrierter Warenwirtschaft ist, dass man nur und ausschließlich die Bestellungen des Shop verarbeiten kann. Das Schreiben eines Angebotes, eines Lieferscheines ist nicht möglich. Erstellen einer Rechnung ist nur möglich, wenn eine Bestellung im Shop vorliegt. Alles sehr umständlich. Daher besser gleich auf eine „richtige“ Softwarelösung mit einer vollwertigen Warenwirtschaft Software wie Faktura-XP setzen. Wer diese mit Schnittstellen sinnvoll einsetzt, arbeitet auf jeden Fall wirtschaftlicher.

Der Shopware Shop

Shopware® ist eine eCommerce Plattform – also eine Shopsoftware, die als Open-Source System Lizenzfrei als Community Edition erhältlich ist. Wir haben für unser Warenwirtschaftssystem Faktura-XP eine spezielle Schnittstelle zu Shopware 5 und Shopware 6 entwickelt. Zur Anbindung der Schnittstelle an die Warenwirtschaftssoftware ist keinerlei Veränderung am Shop notwendig und kommt völlig ohne Zusätzliche Scripte aus. Sie können also direkt und unkompliziert starten. Per Knopfdruck rufen sie Bestellungen, Kunden und Artikel ab. Diese werden dann vollautomatisch in die Auftragsabwicklung überführt. Kinderleichte Anbindung über Shopware® API Schnittstelle – bei jedem Serveranbieter.

 

Shopware Schnittstelle zu Faktura-XP

Arbeitsabläufe zu automatisieren und damit effizienter zu gestalten sind die Hauptmerkmale der Faktura-XP Shopware Schnittstelle. Die Einbindung der Schnittstelle ist kinderleicht und schnell gemacht. Die leistungsstarke Schnittstelle übernimmt dann den Datentransfer zwischen Ihrer Warenwirtschaft und Ihrem Shopware Shop und sorgt dabei für einen schnellen Datenaustausch in beide Richtungen. Neue Kunden werden bei der Bestellverarbeitung automatisch in der Warenwirtschaft korrekt angelegt. Danach werden die neuen Bestellungen abgerufen und automatisiert zum Beispiel zu Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnungen verarbeitet. Dabei werden dann Lagerbestände gebucht, Statusmeldungen an den Shop transferiert und auf Wunsch auch Kunden benachrichtigt. Der Versand wird über die in Faktura-XP integrierte Logistik-Schnittstellen an die entsprechenden Versandunternehmen wie DHL, DPD, UPS, GLS oder Hermes übergeben.

 

Warum sie auf eine Plug-In Lösung verzichten sollten

Die oftmals für das Shopware Backend als Zusatzmodul (Plug-In) angebotene „Warenwirtschaft“ ist eher nicht zu empfehlen. Sie ist mit wenig Funktionalität ausgestattet und nicht unbedingt rechtssicher für Deutschland. Die Datenhaltung solcher Plug-In Lösungen entspricht z.B. nicht der Forderung der Finanzbehörden einer 10 Jähriger Aufbewahrungspflicht. Ebenfalls ein großer Nachteil von im Onlineshop integrierter Warenwirtschaft ist, dass man nur und ausschließlich die Bestellungen des Shops verarbeiten kann. Das Schreiben eines Angebotes, oder eines Lieferscheins ist nicht ohne weiteres möglich. Erstellen einer Rechnung ist also nur möglich, wenn eine Bestellung im Shop vorliegt.

 

Informationen und Bedienung der Shopware Schnittstelle finden sie im Onlinehandbuch:

 

 

 

/von
, , ,

Bestellwesen und Einkauf

Bestellwesen und Wareneinkauf

Was ist ein Bestellwesen ?

Das Bestellwesen wird auch Beschaffung oder Wareneinkauf genannt. Es ist in der Betriebswirtschaftslehre eine betriebliche Funktion in Unternehmen, die sich mit dem Einkauf und der Beschaffungslogistik von Material zur Weiterverarbeitung oder zum Weiterverkauf von Handelswaren befasst.

Bestellwesen für den Einkauf

Das Bestellwesen dient zur Nachbestellung von Artikeln bei den entsprechenden Lieferanten. Die Ware wird über die eigentliche Bestellung erfasst und steht dann für den Artikelzugang bzw. Lagerzugang zur Verfügung. Bestellungen werden in Faktura-XP über den Bedarf der Artikel gesteuert. Die Software „weiß“ also, wann Artikel nachbestellt werden sollten. Fällt der Lagerbestand auf den Mindestbestand oder fällt er unter den Mindestbestand, entsteht ein „Bedarf“. Im Lagerwesen von Faktura-XP existieren mehrere „Bestände“ je Artikel.

Automatische Bestellungen

Die Besonderheit im Bestellwesen von Faktura-XP ist die automatische Bestellung. Mit dieser Funktion kann ein Bestellprozess angestoßen werden. Dabei werden entsprechend dem Bedarf an Artikeln die notwendigen Mengen bei den jeweiligen Lieferanten als Bestellung erstellt und stehen dann Versandfertig zur Übermittlung per Email bereit.

Anlieferung in das Lager

MDE Scanner für Inventuren

.

Ist Ware bei Lieferanten bestellt, befinden die Produkte sich im Zulauf. Werden die Artikel angeliefert, können diese in den Lagerbestand eingebucht werden. Die Einbuchung kann manuell auf Basis der Bestellung erfolgen oder aber auch mit Hilfe eines MDE Gerätes erfasst und verbucht werden.

Mit diesen MDE Geräten können aber auch Inventuren von Lagerbeständen und weitere Datenerfassungen vorgenommen werden. Ein kleiner aber wichtiger Helfer rund um Ihre Artikeldaten.