Ein Warenwirtschaftssystem (auch Warenwirtschaft oder WaWi genannt) ist eine Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Ein Warenwirtschaftssysteme (WWS) macht auch für kleine Unternehmen und Einzelunternehmen viel Sinn. Sie können mit einfachen Schritten sehr schnell Angebote und Rechnungen erstellen. Mit einer guten aber einfachen Software bleiben sie entspannt und entsprechen den Vorgaben der Finanzbehörden.

Gruppenbesprechung zu Faktura-XP SELECT Pro

SELECT Pro Edition ...

Faktura-XP ® SELECT Pro Edition Mockup Karton

Warenwirtschaft als Software as a Service (SaaS)

Was ist Software as a Service (SaaS) ?

Von „Software as a Service“ spricht man dann, wenn eine Anwender keine Lizenzen erwirbt sondern lediglich die Nutzung der Software bzw. dessen Funktionen. Es wird dabei sowohl die Software als auch die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutz. Es ist also lediglich ein Browser mit Internetzugang erforderlich. Dabei ist es völlig unerheblich welches Gerät oder Betrienssystem dazu benutzt wird. Ob Apple® iOS / macOS, Windows®, Android®, Linux® und ChromeOS® Es können nahezu alle Geräte verwendet werden, die die genannten Betriebssysteme unterstützen. Auf einem Standard-PC, Laptop, NUC®, Surface®, Apple MAC®, Tablets, iPad®, Amazon Fire®, Samsung Galaxy® und TAB® sowie viele weitere.

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Cloud und Homeoffice  – von überall arbeiten

Arbeiten Sie auch von Zuhause, einer Messe oder direkt beim Kunden mit jedem Gerät und ohne Installation einer Software. Mit unserem Faktura-XP Cloud Service arbeiten sie von jedem gewünschten Ort. Datensicherheit und Zuverlässigkeit stehen dabei im Vordergrund.

Faktura-XP MockUp der drei Versionen BASIC, SELECT und SELECT Pro auch als SaaS

Geniale Lösung für jedes Unternehmen

Ob Warenwirtschaft, CRM oder Buchhaltung. Mit Faktura-XP gemeinsam im Team oder als Einzelunternehmen alle wichtigen Unternehmensprozesse in nur einer Software erledigen. Mit dem Faktura-XP Cloud Service brauchen sie keine Softwarelizenzen und können ortsunabhängig zu jeder Zeit auch ihre Unternehmensdaten zugreifen.

Erstellen sie Angebote, Rechnungen, Kunden, Kalkulation direkt von unterwegs oder aus dem Homeoffice.

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Welche Editionen Faktura-XP können genutzt werden?

Sie können alle Editionen unserer Software auch als Software as a Service (SaaS) nutzen.


Netzwerk und Benutzeranmeldung

Die Netzwerkfähige Warenwirtschaft Software kann in einer Mehrbenutzerumgebung so eingerichtet werden, dass jeder Mitarbeiter mit seinem Benutzerprofil nur die Funktionen ausführen kann, die ihm zugeordnet wurden. 

Faktura-XP SELECT Pro ist dank der MS-SQL Server Datenbanken auch bei großen Datenmengen und vielen Mitarbeitern sehr performant. Zudem erlaubt diese auch die Nutzung einer SQL Server Cloud und ermöglich so den Betrieb von Filialen oder das Arbeiter aus dem Homeoffice. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und können aktuelle Angebote, Rechnungen und andere Daten direkt bei ihren Kunden einsehen oder bearbeiten.

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Sicher und Zuverlässig – der SQL Server

In Punkto Datensicherheit und Zuverlässigkeit gegen Ausfall ist der SQL Server von Microsoft einer der besten Datenbank Systeme auf dem Markt. Mit dem SQL Server als Datenbasis ihrer Warenwirtschaft sind ihre Geschäftsdaten sicher vor fremden Zugriffen und auch sicher vor einem Ausfall. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie den SQL Server im eigenen Hause betreiben oder unserer SQL Cloud nutzen möchten. In jedem Fall eine gute Wahl.

Microsoft SQL Server Logo mit Bildunterschrift


Kassensystem für Ihren Laden?

Kasse - Faktura-Cash Sango Pack mit Drucker und Scanner in weiß.
Das POS Kassensystems Faktura.Cash ist für diese Version ebenfalls erhältlich. Betreiben Sie das Kassensystem des Ladens direkt im gleichen Netzwerk und nutzen Artikel und Stammkunden aus der gemeinsamen Datenbank. So lassen sich Bestände im Laden, dem OnlineShop und Ihrem Warenwirtschaftssystem genau verfolgen und auf dem korrekten Stand halten.

Die Warenwirtschaft für Fertigung und Produktion

Fertigung und Produktion von Artikeln ist mit Faktura-XP Warenwirtschaft kein Problem. Ob Herstellung von Artikeln oder die Komposition von Artikeln zu einem Verkaufsartikel. Mit dem Modul „Fertigungs- und Rezepturverwaltung“ erstellen und verarbeiten sie Grundprodukte zum Verkaufsartikel. Planen und steuern Sie Ihre Produktionsaufträge ganz einfach und behalten Termine, Kosten und Ressourcen stets im Blick.

Was ist ein Fertigungsauftrag ?

Unter dem Begriff Fertigungsauftrag fließen die notwendigen Arbeitsprozesse für die Herstellung von Waren zusammen. Fertigungen können dazu verwendet werden, einzelne Teilkomponenten oder Grundprodukte zu einem fertigen Produkt zusammen zu führen. Das Modul eignet sich besonders für produzierende Gewerbe sowie für Produktarbeiten welche über den eigentlichen Bereich hinaus gehen.

Klassische Einsatzbereiche für die „Fertigungs- und Rezepturverwaltung“

  • Abfüllen von Flüssigkeiten und Feststoffen z.B. Olivenöl, Wein, Parfüm, Waschmittel
  • Mischung von Wasch- und Reinigungsmitteln
  • Herstellung von Nahrungsergänzung Produkten
  • Produktion von Dünger

Angebote schreiben – ganz einfach und schnell

Was ist ein Angebot und was muss darin enthalten sein?

Angebote schreiben ist ein Muss für jedes Unternehmen. Mit einem Angebot reagiert ein Anbieter auf eine Anfrage eines Kunden. Das Angebot legt im wesentlichen die Waren und deren Anzahl fest. Darüber hinaus wird der Preis der Ware inklusive Rabatt, Versandkosten, Liefer- und Erfüllungsort sowie Lieferzeit und Zahlungsbedingungen benannt.

Angebot erstellen – schnell und einfach

Mit der Software erstellen sie professionelle Angebote. Mit wenigen Mausklicks fügen sie alle benötigten Artikel und Dienstleistungen bequem per Auswahl oder Eingabe hinzu, ohne viel Aufwand. Die integrierten Druckvorlagen sorgen für einen übersichtlichen und professionellen Ausdruck.  Die Adressaten übernehmen sie ganz einfach aus Ihren Stammdaten. Sie können Angebote auch in z.B. englischer oder französischer Sprache verfassen. Die Landessprache des Kunden wird automatisch erkannt und die Dokumentvorlage automatisch ausgewählt.

Gut zu wissen

Was müssen sie über Angebote unbedingt wissen und was ist bei Angeboten zu beachten.

Rechtliche Bindung eines Angebotes

Für den Anbieter ist das Angebot rechtlich bindend. Die Bindung erlischt nur bei rechtzeitigem Widerruf oder bei abgeänderter oder zu später Bestellung. Will der Anbieter die Bindung aufheben, muss er eine Freizeichnungsklausel in das Angebot aufnehmen.

Typische Freizeichnungsklauseln sind:

  • unverbindlich, ohne Gewähr, ohne Obligo, freibleibend
  • Lieferung vorbehalten
  • Preis vorbehalten, Preis freibleibend
  • solange der Vorrat reicht

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Auf der Sicheren Seite mit der richtigen Software

Über den rechtlich korrekten Aufbau von Angeboten müssen sie sich keine Sorgen machen. Die Software kümmert sich automatisch bei der Anlage eines Angebotes um die Pflichtangaben. Dazu gehören die fortlaufende Angebotsnummern, Angebotsdatum und den korrekten Textbaustein zu ihren AGB’s. Die Leistungsbeschreibung sowie Preise und Rabatte übernehmen sie mit wenigen Klicks durch Auswahl aus den Stammdaten der Artikel.

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Geringe Fehleranfälligkeit

Angebote werden für verschiedene Kunden häufig in ähnlicher Weise erstellt. Sie können Angebot sehr einfach auch aus bestehenden Angeboten erstellen. Das können sie durch duplizieren bzw. kopieren von Angeboten eines Kunden mit einem Klick ausführen. Es ist aber auch die Übernahme einzelner Positionen aus Vorangeboten des Kunden oder eines anderen Kunden möglich. Sogar Positionen aus anderen Dokumentarten wie Lieferschein und Rechnung lassen sich speilend einfach übernehmen. Damit sind Tippfehler nahezu ausgeschlossen. Die integrierte Rechtschreibprüfung* hilft ihnen die Texte und Beschreibungen fehlerfrei zu übernehmen.

* Installiertes MS-Office® mit aktivierter Rechtschreibprüfung notwendig

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Angebot per Email versenden

PDF Datei Symbol.
Auf Wunsch können sie das Angebot direkt drucken oder auch per Email versenden. Die Software erstellt automatisch eine PDF Datei, die dann als Emailanhang in wenigen Sekunden ihrem Kunden zugestellt wird. Direkt und ganz ohne Portokosten.

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Mehr zum Thema Angebote und AB erstellen

Weitere Informationen zum wichtigen Thema Angebote schreiben und Angebotsbestätigungen finden sie auch in unseren Onlinehandbuch zu Faktura-XP. Dort beschreiben wir alles Wissenswertes rund um Angebote und wie man Angebote erstellt.

Angebote Liste aller Artikel mit Navigation

Artikelstamm mit BarCode

Was ist ein Artikelstamm?

Eines der wichtigsten Teile einer Warenwirtschaftssoftware ist der Artikelstamm oder auch die „Artikelstammdaten“. Der Artikelstamm umfasst das gesamte Sortiment ihrer Produkte und Waren für alle Verkaufsstellen. Jeder Ihrer Artikel gibt exakt Auskunft über Preise, Bestände, Gewicht, Farbe, Herkunft und Einkaufspreise. Auch die EAN (European Article Number) – auch BarCode genannt – ist Teil der Artikelstammdaten.

Den Überblick behalten – mit guter Software kein Problem

Die Artikelliste zeigt alle Artikel der Datenbank an und sortiert diese zunächst absteigend nach Artikelnummer. Damit werden neu angelegte Artikel im Regelfall immer oben angezeigt. Die Sortierung kann natürlich auch nach Wunsch sortiert werden. Die Artikelnummern werden bei einer Neuanlage von Artikeln automatisch nach eingestelltem Nummernkreis vergeben und hochgezählt.

Suchen und Finden schnell gemacht

Die speziell auf Tempo entwickelte und intelligente Suche ermöglicht ein schnelles Auffinden von Artikeln oder Artikelgruppen. Auch Teilbegriffe Ähnlichkeiten per MatchCode sowie Aktikelnummern der Hersteller, Lieferanten und auch BarCode Nummern können eingegeben werden um Artikel zu finden.

Artikelstamm Liste aller Artikel mit Navigation

Beispiel der Artikelliste mit Navigation in Faktura-XP – weitere Informationen finden sie auch in unserem Onlinehandbuch

Was ist ein BarCode ?

Die EAN-Codierung – auch Zebrastreifen oder BarCode genannt – findet man auf fast allen fertig verpackten Artikeln Weltweit. Der EAN-Strichcode ist die maschinenlesbare Darstellung der EAN-Artikelnummer und damit besonders geeignet für Scannerkassen oder anderen Erfassungsgeräten. Über die BarCode Nummer kann jeder Artikel identifiziert werden.

MDE Scanner für Inventuren und LagerzugangDie EAN (Europäische Artikel-Nummer / European Article Number) besteht aus 13 Ziffern – der so genannte EAN-13. Diese bilden die individuelle Artikelnummer. Die Basisnummer wird auf Antrag in jedem Land von einer autorisierten Stelle vergeben. Dabei besitzt jedes Land eine oder mehrere eigene Ländernummern. Eine Liste der Länderschlüssel finden Sie weiter unten. Dennoch kann man nicht von der Ländernummer auf den Produktionsort schließen, da z.B. eine deutsche Firma für Produkte, die im Ausland hergestellt wurden, in Deutschland die Basisnummer beantragen kann.

Aber auch in Deutschland produzierte Ware kann Rohstoffe aus anderen Ländern enthalten. Für den Verbraucher hat der EAN daher keine große Bedeutung. Eine Ausnahme stellen die Anfangsziffern 20 – 29 dar. Sie stehen für im Laden verpackte oder zusammengestellte Waren wie Obst und Gemüse oder auch Fleisch und Wurst an der „Fleisch-Theke“. Dabei spricht man dann von dem sogenannten „In-Store Artikel“. Sie werden im Regelfall von den Kassensystemen bei der Bezahlung im Laden ausgewertet. Diese werden vor allem im Großbetriebe des Einzelhandels genutzt.

Etikettendrucker von ZEBRA®Es existieren aber auch eine Vielzahl weiterer BarCode Systeme. Der Typ EAN / GTIN wird ebenfalls unterstützt. Sie können theoretisch selbst entsprechende Nummern mit fast wahlfreien Stellenzahlen verwenden, die allerdings theoretisch auch bereits von anderen für ganz andere Produkte Verwendung finden könnten.

Dies stört auch nur dann, wenn Sie Ihre Produkte weit verbreiten und neben anderen Produkten in z.B. Marktketten vertreiben möchten. In diesem Falle geht dies nur über registrierte und für Sie einzigartige EAN-Codes.

Etiketten mit BarCode drucken

Sie können direkt über die Artikelliste Etiketten mit dem BarCode ausdrucken. Dazu können sie Labeldrucker wie die Serien von ZEBRA® verwenden oder auf Etikettenbögen und einem herkömmlichen DIN A4 Drucker benutzen.

Die Nummern für die Größen der Etikettenbögen sind entsprechend der „AVERY Zweckform“ auswählbar. Das Drucken auf Etikettendruckern der Marken ZEBRA® und Brother® wird ebenfalls unterstützt. In unserem Onlinehandbuch finden sie einige der unterstützten Drucker.

Etiketten auf DIN A4 Bögen drucken

Sie können bequem über die Artikelliste die gewünschten Etiketten mit dem EAN-Code ausdrucken. Das Drucken von Etiketten auf Bögen sind entsprechend der gängigen „AVERY Zweckform“ bereits hinterlegt. Die Art bzw. den Typ des Barcode stellen Sie mit dem DropDown (3) ein. Diese Einstellung merkt sich Faktura-XP für den aktuellen Arbeitsplatz und stellt den Typ beim nächsten mal ebenfalls so ein.

Etikettenbögen mit Barcode und Artikelpreis drucken

Voransicht der Etiketten

In vielen Fällen eignet sich der BarCode-39 ausgezeichnet zur universellen Verwendung als Kunden-, Artikel oder Rechnungsummer. Hauptvorteil ist die Verwendbarkeit von beliebigen Zeichen, Ziffern und wahlfreie Stellenzahl. In folgendem Beispiel wurde der BarCode-39 als Typ verwendet. Es ist aber ebenso der stark verbreitete EAN-13 BarCode oder andere möglich.

Voransicht Etiketten auf DIN A4 Bögen

Der Code39 ist ein alphanumerischer Code. Er ist weit verbreitet in der Industrie. Beispielsweise in der Automobil- (bei den VDA-Versandetiketten) oder in der Pharmaindustrie (PZN-Code oder Code-32) (bei der Pharmazentralnummer) wird er häufig eingesetzt, da er wegen seiner großen Drucktoleranzen einfach herzustellen ist. Bei dieser Codeart entspricht ein Zeichen Klarschrift einem Zeichen Barcode. Start- und Stoppzeichen werden jeweils durch ein * dargestellt.

Buchhaltung – FiBu – DATEV leicht gemacht

Was ist eine Buchhaltung ?

Die Buchhaltung ist der Tätigkeitsbereich eines Unternehmens, das sich mit der Erfassung von Belegen für Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens befasst. Das sind in der Regel die Erstellung von Rechnungen an Kunden für die Einnahmen und die Erfassung der Ausgaben wie Lieferantenrechnungen. Die Buchführung wird auch Buchhaltung oder Finanzbuchhaltung genannt – kurz FIBU – und ist Bestandteil vom Rechnungswesen. Der Umgang mit den Vorgängen in der Buchhaltung sind gesetzlich geregelt. Das Unternehmen hat somit in der Ausführung kaum Freiheiten der eigenen Gestaltung. Eine geeignete Software hilft ihnen aber dabei erheblich.

Sie bietet zudem auch einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Ebenso kann sie zur Ermittlung des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens dienen.

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Ist die Buchhaltung Pflicht?

Grundsätzlich ist in Deutschland jedes Unternehmen und jede unternehmerische Tätigkeit von Person zu einer ordentlichen Buchführung verpflichtet. Wie detailliert die Buchhaltung erfolgen muss, hängt von der Art und der Größe des Unternehmens ab. Daher ist in jedem Fall eine digitalisierte Buchhaltung zu empfehlen.

Buchhaltung und FiBu inklusive DATEV Export leicht gemacht

Eine digitale Buchhaltung spart viel Zeit

Die Erfassung ihrer Geschäftsvorfälle in eine geeignete Software ist von großem Vorteil und auch Pflicht. Nur so lassen sich die gesetzlichen Vorgaben zur Nachvollziehbarkeit von Belegen wie Rechnungen und Eingangsrechnungen einfach und schnell umsetzen. Auch das Kassenbuch oder Fahrtenbücher können digital erfasst werden. Die zur digitalen Buchhaltung notwendigen Arbeitsschritte sind mit Faktura-XP stark vereinfacht und leicht zu erlernen. Sie entsprechen in vollem Umfang den gesetzlichen Regeln für Deutschland, Österreich, Schweiz sowie der EU Mitgliedsstaaten.

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DATEV Logo

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Mit den integrierten DATEV® und FiBu Schnittstellen lassen sich die relevanten Geschäftsdaten an zum Beispiel den Steuerberater oder einer Drittsoftware digital übermitteln.

Rechtssicherheit nach GoBD

Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministeriums bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die DV-Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht auch Faktura-XP in allen aktuellen Versionen.

Ein Rechnungsprogramm einsetzen?

Frau mit Brille prüft Unterlagen
Ein Rechnungsprogramm ist auf jeden Fall eine gute Idee. Nur so schreiben sie professionelle und vor allem rechtssichere Rechnungen. Sie treten ihren Kunden gegenüber seriös als Unternehmen auf und vermeiden zur gleichen Zeit Ärger mit den Finanzbehörden.

Mit einer modernen und ausgereiften Rechnungssoftware haben sie mehr Zeit für ihr Unternehmen. Sie erledigen die Pflichtaufgaben zur Angebotserstellung und Rechnungslegung in minimaler Zeit. Mit wenigen Klicks erstellen sie Angebote und wandeln dieses mit einem Klick zu einer Auftragsbestätigung oder direkt in eine Rechnung um.

Der Versand der Rechnung per Email ist dann ebenfalls mit einem Klick erledigt und in wenigen Sekunden bei ihrem Kunden – ohne Porto oder Versandkosten.

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Vermeiden sie Word® und Excel® als Rechnungsprogramm

Als Unternehmer müssen gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Die Rechnungssoftware kennt alle diese gesetzlichen Vorgaben. Dabei ist es wichtig, dass alle vorgeschrieben Angaben auf den Belegen – also z.B. den Rechnungen – enthalten sind. Dazu gehören auch fortlaufende Nummern und die sogenannte Festschreibung auf die die Finanzbehörden besonders achten. Sie können sich auf ihre Arbeit als Unternehmer konzentrieren. Die Software macht den Rest – und zwar korrekt und professionell. Programme wie Word® und Excel® sollten sie nicht (mehr) für Ihre Rechnungserstellung oder ihre Buchhaltung verwenden. diese erfüllen die Vorgaben zur Rechnungsstellung nicht und würden nur zu unnötigem Ärger führen.

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Die 10 wichtigsten Vorteile einer modernen Rechnungssoftware

  1. Einfache Bedienung. Schreiben von Angeboten und Rechnungen sind in jedem Unternehmen notwendig. Umso wichtige ist die einfache Bedienung. Auch umfangreiche Arbeiten werden mit Automatisierung und intelligenter Software vereinfacht.
  2. Rechtssicher. Die Wichtigkeit einer rechtssicheren Software ist ein Muss für jedes Unternehmen. Das Rechnungsprogramm muss die Vorgaben der Finanzbehörden nach GoBD erfüllen.
  3. Professionelle Ausdrucke. Mit der Auswahl von zwei vorgefertigten Layouts können sie ohne viel Aufwand sofort mit dem Erstellen von Angeboten und Rechnungen beginnen. Binden sie Logo oder Briefpapier nach Wunsch ganz einfach ein.
  4. Buchhaltung – ganz einfach. Die Buchhaltung ist neben der Fakturierung in guter Software bereits enthalten. Mit dem integrierten Kassenbuch und dem automatischen Mahnwesen sowie dem DATEV® Export oder DATEV® Unternehmen Online haben sie die Buchhaltung stets im Griff.
  5. Komplette Auftragsabwicklung. Alle Anfragen und Aufträge werden schnell und übersichtlich im Programm dargestellt und können in Listen oder Arbeitsunterlagen zum Beispiel für Mitarbeiter gedruckt werden.
  6. Ablage von Dokumenten. Alle Angebote, Aufträge und Rechnungen werden in der Software automatisch archiviert. Das Suchen und finden von Kunden und Unterlagen ist in wenigen Sekunden erledigt. Zudem wird nur so die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren sicher erfüllt.
  7. Zeit sparen. Tägliche Arbeitsabläufe können mit einer automatisierten und professionellen Software deutlich vereinfacht werden. Sie sparen Zeit und Kosten.
  8. Übersicht behalten. Alle Angebote und Aufträge werden in Listen transparent und Übersichtlich dargestellt. Sie können die Software auch z.B. auf einem Laptop mit zu ihren Kunden nehmen.
  9. Liquidität sichern. Behalten sie auch in der Buchhaltung und Fakturierung den Überblick. Mit dem automatischen Mahnwesen erinnern sie ihre Kunden in mehreren Stufen an die offenen Zahlungen.
  10. Digitalisierung. Mit einer modernen Software sind sie schnell und digital. Senden sie Angebot und Rechnungen direkt aus der Software als Email an ihre Kunden. Die Dokumente sind in wenigen Sekunden zugestellt. So sparen sie Zeit, Papier und Versandkosten und schonen dazu noch die Umwelt.

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Welche Rechnungssoftware passt am besten zu meinem Unternehmen?

Auf Grund der vielen Jahre Erfahrung im Softwarebereich für Unternehmen könnten sie uns fragen. Nach einem kurzen Gespräch zeigt sich schnell der tatsächliche Bedarf und die Möglichkeiten der richtigen Software. Wir helfen ihnen bei der Auswahl der zu ihnen passenden Version, der Übernahme ihrer Daten wie Kunden und Artikel sowie dem einfachen Umstieg von ihrer bisherigen Software.