Was ist ein Kassenbuch?

Eine Kassenbuch Software ist in der Buchhaltung ein Aufzeichnungshilfsmittel in Form eines Journals, das sämtliche Bargeldbewegungen wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen eines Unternehmens beinhaltet. Das in Faktura-XP kostenlos integrierte Kassenbuch ist Revisionssicher nach GoBD und entspricht allen Anforderungen der Finanzbehörden in Deutschland und der gesamten EU.

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Die rechtssichere Kassenbuch Software für eine übersichtliche Kassenbuchführung

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Wenn Geschäftsvorfälle mit Barzahlung verbunden sind, ist eine sogenannte Geschäftskasse nötig. Die Barerlöse werden entweder alle einzeln aufgezeichnet, in eine Registrierkasse eingegeben oder als Gesamtbetrag bei Geschäftsschluss in der offenen Ladenkasse durch das Zählprotokoll als sogenannte Tageskasse oder Tageslosung erfasst. Der tägliche Gesamtbetrag – zum Beispiel aus dem Tagesabschluss Bericht der Ladenkasse – wird in das Kassenbuch übertragen. Das Kassenbuch enthält die täglichen Aufzeichnungen der „Kasse“ — Einzahlungen und Auszahlungen — und wird in Kontoform geführt.

Ein Kassenbuch kann man sich in der Tat wie ein Buch vorstellen, in das in chronologischer Reihenfolge die Einnahmen und Ausgaben aufgeführt werden. Sie können entweder ein einziges Kassenbuch für das gesamte Unternehmen führen oder – je nach Betriebsgröße und Struktur des Unternehmens – für jede Abteilung oder Kostenstelle ein eigenes Kassenbuch führen. Sie können „theoretisch“ beliebig viele Kassenbücher anlegen.

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Revisionssicher nach GoBD

Fehler und unkorrekte Eingaben in der Kassenführung können zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung führen. Zuschätzungen seitens des Finanzamts und Steuernachforderungen sind die mögliche Folge. Das Faktura-XP Kassenbuch entspricht den deutschen Anforderungen nach GoBD und arbeitet mit dem Verfahren der täglichen Festschreibung. Die Eingaben können also nach dem Speichern nicht mehr verändert werden.

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Wer muss in Deutschland ein Kassenbuch führen?

Nicht alle Selbstständigen sind nach dem Gesetz verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Die Pflicht zur Kassenbuchführung hängt von der Art der eigenen Buchhaltung ab. Zudem spielt die Häufigkeit der Durchführung von Bargeschäften eine Rolle.  Wer in Deutschland gesetzlich buchführungspflichtig ist, hat damit nach § 238–241 HGB auch eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen.

Diese Unternehmen sind dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen:

• Jeder Kaufmann nach HGB
• Bilanzierungspflichtige Unternehmen wie z.B. GmbH
• Freiwillig bilanzierende Unternehmen
• Alle im Handelsregister eingetragene Unternehmen
• Kaufmännisch eingerichtete Gewerbebetriebe

Diese Unternehmen sind davon befreit ein Kassenbuch zu führen:

• Freiberufler – also Branchen ohne Gewerbeschein (Rechtsanwälte, Ärzte, Künstler, Journalisten)
• Kleingewerbe Unternehmen
• Einzelkaufleute die unter 60.000 EUR Jahresgewinn erzielen *
• Gewerbebetreibende dessen Jahresumsatz unter 600.000 EUR liegt *
• Existenzgründer und Neugründungen unterhalb dieser Grenzen

*Von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 EUR Umsatzerlös und einen Jahresüberschuss von 60.000 EUR nicht überschreiten (Stand 2016)

Welche Anforderungen an das Kassenbuch bestehen?

Das Kassenbuch dient der buchmäßigen Erfassung und Darstellung des gesamten Bargeldverkehrs und der Bargeldbestände. Das Kassenbuch kann in Form einer Loseblattsammlung vorliegen oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.

Erfolgt die Erfassung mittels EDV System – also mit einer Kassenbuch Software wie Faktura-XP, ist eine tägliche Festschreibung erforderlich. Das heißt, der Mandant darf die Daten nicht mehr ohne Festschreibung an den Steuerberater weiterleiten. Werden im Steuerbüro Änderungen vorgenommen, müssen diese eindeutig erkennbar sein.

Die Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos aufgezeichnet werden (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen bedeutet aber nicht, dass diese in der Praxis einzeln gebucht werden müssen. Ausreichend ist die Verbuchung der zusammengefassten Tageslosung, wenn sie zum Beispiel den Endbestand Ihrer Registrierkassen nach einem Tagesabschluss in das Kassenbuch als Einnahme eintragen. Die Ausdrucke sind nach dem DATEV® Standard aufgebaut.

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Praktische Beispiele

Geschäftsvorfälle die mit Bargeld verbunden sind können sowohl geschäftliche Einnahmen durch z.B. Barverkauf an Kunden sein, aber auch Ausgabe für den Betrieb oder für die Abteilung wie Büromaterial Ankauf, Briefmarken, Kaffee für Gäste und Besprechungen oder auch Benzin-Quittungen für Dienstwagen.

Tipps:

• Für Kleingewerbetreibende oder „Nicht gewerbliche Unternehmen“ wie Freiberufler ist das Führen eines Kassenbuches dennoch zu empfehlen, wenn viele Bargeldzahlungen betrieben werden. So haben sie jederzeit einen Überblick über die eigene Finanzsituation.
• Betreiben Sie eine „Ladenkasse“ in Ihrem Unternehmen, geben Sie den Tagesabschlussbetrag am Tagesende (Tagesabschlussbericht der Ladenkasse) im Kassenbuch als eine Summe im Bereich „Einnahmen“ ein.
• Bezahlungen von Rechnungen, die Sie mit Faktura-XP erstellt haben, tragen Sie im Kassenbuch nur dann ein, wenn der Kunde diese mit Bargeld bezahlt.

Kassenbuch in der Software Faktura-XP

Das Kassenbuch ist Bestandteil aller Version Faktura-XP und kostenloas dabei. In der Regel wird in einem kleineren Unternehmen nur ein Kassenbuch geführt. Sie können aber bei Bedarf beliebig viele Kassenbücher anlegen und verwalten. Die Eingabe ist sehr einfach und intuitiv. Die Ausdrucke sind nach dem DATEV® Standard aufgebaut und können als PDF Datei oder Ausdruck verarbeitet werden. Die Übermittlung an ihr Steuerbüro oder der Verarbeitung über DATEV® Unternehmen Online ist damit ganz einfach.

Kassenbuch Eingabe, wie geht das?

Die Eingabe in das Faktura-XP Kassenbuch ist wirklich übersichtlich und einfach. Im Onlinehandbuch zum Faktura-XP Kassenbuch finden sie viele Informationen und Hintergrundwissen rund um das Kassenbuch. Das Kassenbuch in Faktura-XP ist eine echte alternative zu Lexware® oder SevDesk® Kassenbuch Software und dazu noch kostenlos mit dabei.  Falls sie weitere Informationen oder eine Beratung benötigen, nehmen sie gern Kontakt zu uns auf.